Đề 2 – Đề thi, câu hỏi trắc nghiệm online Quản trị văn phòng

1. Đâu là một trong những lợi ích chính của việc tự động hóa các tác vụ văn phòng?

A. Tăng chi phí hoạt động của văn phòng.

B. Giảm sự sáng tạo của nhân viên.

C. Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

D. Làm cho công việc trở nên nhàm chán hơn.

2. Khi tiếp đón khách hàng đến văn phòng, điều gì thể hiện sự chuyên nghiệp?

A. Để khách hàng tự tìm đường đến phòng họp.

B. Chào đón niềm nở, lịch sự và cung cấp thông tin đầy đủ.

C. Không quan tâm đến khách hàng nếu đang bận.

D. Yêu cầu khách hàng chờ đợi lâu mà không giải thích lý do.

3. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, thời gian lưu trữ tối thiểu của hồ sơ kế toán là bao lâu?

A. 3 năm

B. 5 năm

C. 10 năm

D. Vĩnh viễn

4. Điều gì sau đây không phải là một yếu tố của môi trường làm việc 'xanh'?

A. Sử dụng năng lượng tái tạo.

B. Tái chế và giảm thiểu chất thải.

C. Sử dụng đồ nội thất làm từ vật liệu thân thiện với môi trường.

D. Sử dụng nhiều đèn neon để tăng độ sáng.

5. Theo quy định về phòng cháy chữa cháy, văn phòng cần trang bị những thiết bị gì?

A. Chỉ cần có hệ thống báo cháy tự động.

B. Bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, đèn chiếu sáng khẩn cấp.

C. Không cần thiết bị gì nếu văn phòng nhỏ.

D. Chỉ cần có nội quy phòng cháy chữa cháy.

6. Điều gì quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch ngân sách cho văn phòng?

A. Ước tính chi phí một cách chính xác và hợp lý.

B. Chi tiêu càng nhiều càng tốt để cải thiện cơ sở vật chất.

C. Giữ bí mật ngân sách với nhân viên.

D. Không cần lập kế hoạch ngân sách vì chi phí luôn thay đổi.

7. Điều gì quan trọng nhất khi lựa chọn địa điểm cho văn phòng?

A. Gần nhà của giám đốc điều hành.

B. Có nhiều nhà hàng sang trọng xung quanh.

C. Thuận tiện cho nhân viên và khách hàng di chuyển.

D. Giá thuê rẻ nhất có thể.

8. Khi xử lý phàn nàn từ khách hàng, điều gì quan trọng nhất?

A. Tranh cãi và bảo vệ quan điểm của công ty.

B. Lắng nghe, thấu hiểu và tìm cách giải quyết vấn đề.

C. Phớt lờ phàn nàn nếu nó không quan trọng.

D. Đổ lỗi cho bộ phận khác.

9. Phương pháp nào hiệu quả nhất để giảm thiểu lãng phí giấy trong văn phòng?

A. Sử dụng giấy tái chế cho tất cả các hoạt động in ấn.

B. Khuyến khích nhân viên sử dụng chữ lớn hơn khi in để dễ đọc.

C. Chuyển đổi sang quy trình làm việc không giấy tờ (paperless).

D. Mua giấy với số lượng lớn để được chiết khấu.

10. Trong quản trị văn phòng, việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên nhằm mục đích gì?

A. Tìm kiếm lý do để sa thải nhân viên.

B. Xác định điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các giải pháp cải thiện.

C. Tạo áp lực cho nhân viên.

D. Giữ bí mật kết quả đánh giá với nhân viên.

11. Khi tổ chức một sự kiện văn phòng, điều gì cần được xem xét đầu tiên?

A. Chọn địa điểm sang trọng nhất.

B. Xác định mục tiêu và đối tượng tham gia sự kiện.

C. Mời càng nhiều người nổi tiếng càng tốt.

D. Chuẩn bị đồ ăn và thức uống đắt tiền.

12. Đâu là một trong những lợi ích của việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài (outsourcing) cho một số hoạt động văn phòng?

A. Giảm chi phí và tăng tính chuyên môn hóa.

B. Tăng cường kiểm soát trực tiếp các hoạt động.

C. Giảm sự phụ thuộc vào công nghệ.

D. Đơn giản hóa quy trình quản lý nhân sự.

13. Đâu là một trong những lợi ích của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ?

A. Giảm sự gắn kết của nhân viên.

B. Tăng sự hài lòng và trung thành của nhân viên.

C. Làm cho công việc trở nên nhàm chán hơn.

D. Giảm sự sáng tạo và đổi mới.

14. Điều gì quan trọng nhất khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ văn phòng phẩm?

A. Giá rẻ nhất trên thị trường.

B. Giao hàng nhanh chóng và đảm bảo chất lượng.

C. Có nhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn.

D. Có quan hệ cá nhân với người bán hàng.

15. Trong quản trị văn phòng, việc áp dụng công nghệ thông tin mang lại lợi ích nào sau đây?

A. Giảm thiểu sự tương tác trực tiếp giữa các nhân viên.

B. Tăng cường khả năng lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin.

C. Làm cho quy trình làm việc trở nên phức tạp hơn.

D. Giảm sự cần thiết của kỹ năng quản lý.

16. Trong quản lý văn phòng hiện đại, xu hướng nào đang ngày càng trở nên phổ biến?

A. Sử dụng giấy tờ truyền thống.

B. Làm việc từ xa (remote working).

C. Tăng cường sự kiểm soát trực tiếp của quản lý.

D. Giảm sự đầu tư vào công nghệ.

17. Đâu là trách nhiệm chính của một thư ký văn phòng?

A. Quản lý tài khoản mạng xã hội của công ty.

B. Hỗ trợ các công việc hành chính và quản lý văn phòng.

C. Phát triển sản phẩm mới.

D. Đàm phán hợp đồng với đối tác.

18. Đâu là một trong những biện pháp phòng ngừa cháy nổ hiệu quả trong văn phòng?

A. Hút thuốc ở mọi nơi trong văn phòng.

B. Kiểm tra và bảo trì hệ thống điện định kỳ.

C. Chất nhiều vật dụng dễ cháy gần nguồn nhiệt.

D. Không cần trang bị bình chữa cháy.

19. Khi lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng, tiêu chí nào quan trọng nhất?

A. Giao diện đẹp mắt và hiện đại.

B. Giá thành rẻ nhất trên thị trường.

C. Khả năng đáp ứng nhu cầu cụ thể của văn phòng.

D. Có nhiều tính năng không cần thiết để gây ấn tượng.

20. Một văn phòng có quy mô 20 nhân viên nên có ít nhất bao nhiêu nhà vệ sinh?

A. 1

B. 2

C. 3

D. 4

21. Điều gì cần được ưu tiên khi thiết kế không gian làm việc văn phòng?

A. Tạo không gian sang trọng và đắt tiền.

B. Tối đa hóa số lượng bàn làm việc trong một không gian.

C. Đảm bảo sự thoải mái, tiện nghi và hiệu quả làm việc.

D. Sử dụng màu sắc tươi sáng và bắt mắt.

22. Trong quản lý văn phòng, '5S' là viết tắt của các từ nào?

A. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.

B. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Kỷ luật.

C. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Tiêu chuẩn.

D. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Duy trì.

23. Chức năng chính của quản trị văn phòng là gì?

A. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

B. Quản lý tài chính và kế toán của công ty.

C. Đảm bảo hoạt động trôi chảy và hiệu quả của văn phòng.

D. Phát triển chiến lược marketing và bán hàng.

24. Theo Luật Lao động Việt Nam hiện hành, người lao động làm việc đủ 12 tháng trở lên cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm bao nhiêu ngày hưởng nguyên lương?

A. 8 ngày

B. 10 ngày

C. 12 ngày

D. 15 ngày

25. Trong quản lý dự án văn phòng, sơ đồ Gantt thường được sử dụng để làm gì?

A. Quản lý tài chính của dự án.

B. Theo dõi tiến độ và thời gian thực hiện các công việc.

C. Quản lý rủi ro của dự án.

D. Phân công nhân sự cho dự án.

26. Khi xảy ra sự cố mất điện trong văn phòng, điều gì cần được ưu tiên hàng đầu?

A. Tiếp tục làm việc bình thường bằng mọi giá.

B. Đảm bảo an toàn cho nhân viên và tài sản.

C. Tìm cách khởi động lại hệ thống điện ngay lập tức.

D. Báo cáo sự cố cho cấp trên sau khi đã tự khắc phục.

27. Đâu là một trong những mục tiêu chính của việc quản lý rủi ro trong văn phòng?

A. Loại bỏ hoàn toàn mọi rủi ro.

B. Giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro đến hoạt động văn phòng.

C. Chuyển rủi ro cho nhân viên.

D. Phớt lờ rủi ro vì chúng không thể đoán trước.

28. Đâu là yếu tố quan trọng nhất trong việc thiết lập một môi trường làm việc văn phòng hiệu quả?

A. Đảm bảo tất cả nhân viên đều có máy tính hiện đại nhất.

B. Thiết kế không gian làm việc mở để tăng cường giao tiếp.

C. Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả.

D. Cung cấp đồ ăn nhẹ và đồ uống miễn phí cho nhân viên.

29. Yếu tố nào sau đây không thuộc về quản lý hồ sơ và tài liệu văn phòng?

A. Lập danh mục và phân loại tài liệu.

B. Lưu trữ và bảo quản tài liệu.

C. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

D. Thiết kế logo và bộ nhận diện thương hiệu.

30. Phương pháp nào sau đây giúp cải thiện giao tiếp nội bộ trong văn phòng?

A. Cấm nhân viên sử dụng mạng xã hội trong giờ làm việc.

B. Tổ chức các buổi họp mặt và hoạt độngTeam building thường xuyên.

C. Giảm thiểu tối đa các cuộc họp để tiết kiệm thời gian.

D. Yêu cầu nhân viên chỉ giao tiếp qua email.