1. Yếu tố nào sau đây KHÔNG thuộc nội dung chính của một báo cáo công việc định kỳ (ví dụ: báo cáo tuần)?
A. Tổng kết các công việc đã thực hiện trong tuần.
B. Phân tích những bài học kinh nghiệm từ các vấn đề đã xảy ra.
C. Kế hoạch công việc cho tuần tiếp theo.
D. Tâm trạng cá nhân của người viết báo cáo.
2. Mục đích chính của việc viết báo cáo công việc hàng ngày là gì?
A. Để ghi lại mọi hoạt động đã làm trong ngày một cách chi tiết nhất.
B. Để thông báo về kết quả công việc, những gì đã hoàn thành và những vấn đề gặp phải cho người quản lý hoặc đồng nghiệp.
C. Để phục vụ mục đích đánh giá năng lực cá nhân và làm cơ sở xét tăng lương.
D. Để lưu trữ thông tin công việc như một dạng nhật ký cá nhân.
3. Việc sử dụng số liệu và dẫn chứng cụ thể trong báo cáo công việc giúp ích gì?
A. Làm cho báo cáo trở nên dài dòng và khó đọc hơn.
B. Tăng tính thuyết phục, minh bạch và giúp người đọc dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc.
C. Là yêu cầu bắt buộc đối với mọi báo cáo, không quan trọng tính hiệu quả.
D. Chỉ cần thiết khi báo cáo về các dự án lớn.
4. Trong báo cáo công việc, nếu một nhiệm vụ không được hoàn thành đúng hạn, người viết nên giải thích như thế nào?
A. Nói rằng tôi không làm kịp.
B. Nêu rõ lý do chậm trễ (ví dụ: do thiếu thông tin, do ưu tiên công việc khác, do vấn đề kỹ thuật), mức độ ảnh hưởng và kế hoạch khắc phục.
C. Không đề cập đến nhiệm vụ đó.
D. Đổ lỗi cho người khác mà không đưa ra bằng chứng.
5. Trong một báo cáo công việc, việc sử dụng tiêu đề phụ cho từng phần (ví dụ: Kết quả đạt được, Khó khăn, Kế hoạch) giúp ích như thế nào?
A. Làm báo cáo trông rườm rà, không cần thiết.
B. Giúp cấu trúc báo cáo rõ ràng, dễ đọc, dễ tìm kiếm thông tin.
C. Thể hiện sự thiếu sáng tạo trong cách viết.
D. Chỉ cần thiết cho các báo cáo rất dài.
6. Khi trình bày về một công việc đang tiến hành nhưng chưa hoàn thành, người viết báo cáo nên làm gì?
A. Bỏ qua công việc đó trong báo cáo.
B. Nêu rõ công việc đang ở giai đoạn nào, đã thực hiện được những gì và dự kiến khi nào hoàn thành.
C. Chỉ báo cáo khi công việc đã hoàn thành.
D. Nêu chung chung là đang làm.
7. Nếu một báo cáo công việc được gửi cho nhiều người nhận, người viết nên lưu ý điều gì về nội dung?
A. Viết theo ý mình thích vì ai cũng hiểu.
B. Đảm bảo nội dung phù hợp với mục đích chung và yêu cầu của tất cả người nhận, tránh thông tin quá chuyên sâu hoặc quá sơ sài.
C. Chỉ tập trung vào thông tin mà người quan trọng nhất muốn biết.
D. Thêm nhiều thông tin cá nhân để tạo sự gần gũi.
8. Khi mô tả một nhiệm vụ phức tạp trong báo cáo, người viết nên ưu tiên cách diễn đạt nào?
A. Sử dụng các từ ngữ hoa mỹ, ẩn dụ để tăng tính nghệ thuật.
B. Chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước thực hiện cụ thể và nêu kết quả của từng bước.
C. Chỉ nêu tên nhiệm vụ mà không cần mô tả thêm.
D. Dùng câu khẩu ngữ thông thường để dễ hiểu.
9. Nếu một công việc được giao nhưng người nhận thấy không phù hợp với khả năng hoặc nguồn lực, cách xử lý tốt nhất khi báo cáo là gì?
A. Cố gắng làm và báo cáo kết quả không như mong đợi.
B. Thông báo ngay về sự không phù hợp, nêu lý do và đề xuất phương án thay thế hoặc nhờ điều chỉnh.
C. Im lặng và không thực hiện công việc đó.
D. Chỉ báo cáo là đã nhận nhiệm vụ nhưng không đề cập đến vấn đề.
10. Trong một báo cáo công việc, phần Kết quả đạt được nên tập trung vào yếu tố nào?
A. Liệt kê tất cả các công việc đã bắt đầu, dù chưa hoàn thành.
B. Nêu bật những nhiệm vụ đã hoàn thành và kết quả cụ thể, có thể đo lường được.
C. Mô tả chi tiết quá trình thực hiện từng nhiệm vụ.
D. Đưa ra những lý do cho các công việc chưa hoàn thành.
11. Việc chủ động yêu cầu phản hồi về báo cáo công việc của mình có ý nghĩa gì?
A. Thể hiện sự thiếu tự tin vào năng lực của bản thân.
B. Giúp người viết nhận ra điểm cần cải thiện trong cách trình bày và nội dung báo cáo, từ đó nâng cao chất lượng công việc.
C. Là hành động làm phiền người quản lý.
D. Chỉ cần thiết khi có sai sót lớn trong báo cáo.
12. Phân biệt giữa nhiệm vụ đã hoàn thành và kết quả đạt được trong báo cáo công việc:
A. Chúng là hai khái niệm hoàn toàn giống nhau.
B. Nhiệm vụ đã hoàn thành là hành động thực hiện, còn kết quả đạt được là thành quả hữu hình hoặc định lượng từ hành động đó.
C. Nhiệm vụ đã hoàn thành là kết quả cuối cùng, kết quả đạt được là quá trình thực hiện.
D. Chỉ cần nêu nhiệm vụ đã hoàn thành là đủ.
13. Trong cấu trúc của một báo cáo công việc, phần Mục tiêu thường được đặt ở đâu?
A. Ở cuối báo cáo, sau phần kế hoạch.
B. Ở phần đầu báo cáo, ngay sau phần giới thiệu chung hoặc tiêu đề.
C. Nằm xen kẽ trong phần kết quả đạt được.
D. Không cần thiết phải có trong báo cáo công việc hàng ngày.
14. Khi viết báo cáo công việc, việc tham khảo các mẫu báo cáo có sẵn có lợi ích gì?
A. Giúp sao chép nguyên văn để tiết kiệm thời gian.
B. Cung cấp cấu trúc, định dạng và ý tưởng về cách trình bày thông tin một cách khoa học và chuyên nghiệp.
C. Làm cho báo cáo trở nên thiếu cá tính.
D. Là bắt buộc phải làm theo.
15. Trong báo cáo công việc, khi đề cập đến một vấn đề cần sự xem xét của cấp trên, cách diễn đạt nào là phù hợp nhất?
A. Yêu cầu cấp trên phải giải quyết ngay lập tức.
B. Trình bày vấn đề một cách rõ ràng, nêu rõ tác động và đề xuất các phương án xử lý hoặc hỏi ý kiến chỉ đạo.
C. Chỉ nói rằng có vấn đề cần xem xét.
D. Phàn nàn về sự phức tạp của vấn đề.
16. Việc tóm tắt nội dung chính ở đầu mỗi báo cáo (nếu báo cáo dài) có tác dụng gì?
A. Làm cho người đọc bỏ qua phần chi tiết.
B. Giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được những điểm cốt lõi và quan trọng nhất của báo cáo.
C. Là một hình thức khoe khoang về những gì đã làm.
D. Không cần thiết nếu báo cáo đã rõ ràng.
17. Việc sử dụng các động từ mạnh và rõ ràng trong báo cáo công việc (ví dụ: hoàn thành, triển khai, phân tích) có tác dụng gì?
A. Làm cho báo cáo thiếu chuyên nghiệp.
B. Giúp báo cáo trở nên súc tích, trực tiếp và thể hiện rõ hành động, kết quả.
C. Tạo cảm giác báo cáo quá dài.
D. Không có tác dụng gì đáng kể.
18. Phần Kế hoạch cho ngày tiếp theo trong báo cáo công việc có vai trò gì?
A. Là phần tùy chọn, có thể có hoặc không.
B. Giúp người đọc hình dung về những công việc dự kiến sẽ thực hiện trong tương lai gần, thể hiện sự chủ động.
C. Chỉ liệt kê những công việc còn dang dở từ ngày hôm trước.
D. Đưa ra các mục tiêu lớn và dài hạn.
19. Khi báo cáo về một công việc đã hoàn thành, người viết nên tập trung vào điều gì?
A. Quá trình thực hiện công việc một cách chi tiết.
B. Kết quả cuối cùng đạt được, những đóng góp hoặc tác động của công việc đó.
C. Những khó khăn đã gặp phải trong quá trình làm.
D. Kế hoạch cho các công việc khác.
20. Khi trình bày về một dự án đang gặp trở ngại lớn, người viết báo cáo nên nhấn mạnh yếu tố nào?
A. Chỉ tập trung vào những kết quả tốt đẹp đã đạt được.
B. Nêu rõ bản chất của trở ngại, tác động của nó đến tiến độ dự án và các giải pháp đề xuất hoặc yêu cầu hỗ trợ cụ thể.
C. Đổ lỗi hoàn toàn cho các yếu tố bên ngoài.
D. Báo cáo rằng dự án đã thất bại.
21. Khi gặp khó khăn trong quá trình làm việc và cần báo cáo, người viết nên làm gì?
A. Bỏ qua khó khăn đó để báo cáo chỉ có kết quả tốt.
B. Nêu rõ khó khăn gặp phải, nguyên nhân (nếu biết) và đề xuất hướng giải quyết hoặc yêu cầu hỗ trợ.
C. Chỉ báo cáo những gì mình làm được, chờ người khác hỏi mới nói.
D. Đổ lỗi cho yếu tố khách quan mà không nêu chi tiết.
22. Yếu tố nào sau đây giúp phân biệt một báo cáo công việc với một bản tường trình sự việc?
A. Báo cáo công việc chỉ nói về những điều tốt đẹp.
B. Báo cáo công việc thường bao gồm cả tiến độ, kết quả, khó khăn và kế hoạch tương lai, còn tường trình sự việc tập trung vào diễn biến chi tiết của một sự kiện cụ thể đã xảy ra.
C. Báo cáo công việc ngắn hơn tường trình sự việc.
D. Tường trình sự việc không cần ghi ngày tháng.
23. Trong báo cáo công việc, nếu có nhiều đầu mục công việc, người viết nên tổ chức chúng theo trình tự nào để dễ theo dõi nhất?
A. Theo thứ tự ngẫu nhiên để tạo sự bất ngờ.
B. Theo mức độ ưu tiên hoặc thứ tự thời gian thực hiện.
C. Theo độ dài của công việc.
D. Theo cảm tính của người viết.
24. Ngôn ngữ sử dụng trong báo cáo công việc nên tuân thủ nguyên tắc nào?
A. Sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành để thể hiện sự am hiểu.
B. Ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, chính xác và mang tính khách quan.
C. Sử dụng ngôn ngữ thân mật, gần gũi với người nhận.
D. Dùng câu văn dài, phức tạp để thể hiện sự trau chuốt.
25. Yếu tố nào sau đây giúp đánh giá tính hiệu quả của một báo cáo công việc?
A. Độ dài của báo cáo.
B. Khả năng truyền tải thông tin chính xác, đầy đủ và giúp người nhận đưa ra quyết định hoặc hành động phù hợp.
C. Số lượng từ ngữ chuyên ngành được sử dụng.
D. Tính thẩm mỹ của cách trình bày.
