Đề 3 – Đề thi, câu hỏi trắc nghiệm online Quản trị văn phòng

1. Khi lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng, yếu tố nào sau đây cần được xem xét?

A. Giá thành rẻ nhất.

B. Giao diện phức tạp và nhiều tính năng.

C. Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có và dễ sử dụng.

D. Chỉ có phiên bản tiếng Anh.

2. Khi lựa chọn địa điểm đặt văn phòng, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu?

A. Giá thuê rẻ nhất.

B. Gần nhà của giám đốc.

C. Thuận tiện giao thông và tiếp cận khách hàng.

D. Kiến trúc độc đáo và ấn tượng.

3. Phương pháp nào sau đây giúp giảm căng thẳng cho nhân viên văn phòng?

A. Làm việc liên tục không nghỉ ngơi.

B. Tạo không gian làm việc thoải mái và khuyến khích vận động.

C. Không giao tiếp với đồng nghiệp.

D. Uống nhiều cà phê để tỉnh táo.

4. Loại hình bảo hiểm nào sau đây thường được các văn phòng sử dụng để bảo vệ tài sản trước các rủi ro như hỏa hoạn, trộm cắp?

A. Bảo hiểm nhân thọ.

B. Bảo hiểm trách nhiệm dân sự.

C. Bảo hiểm tài sản.

D. Bảo hiểm y tế.

5. Khi tổ chức một cuộc họp, yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất để đảm bảo cuộc họp hiệu quả?

A. Phòng họp sang trọng.

B. Số lượng người tham gia càng đông càng tốt.

C. Xác định rõ mục tiêu và chuẩn bị nội dung họp kỹ lưỡng.

D. Thời gian họp càng kéo dài càng tốt.

6. Trong quản lý văn phòng, SLA (Service Level Agreement) thường được sử dụng để làm gì?

A. Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

B. Xác định các tiêu chuẩn dịch vụ và trách nhiệm của nhà cung cấp.

C. Quản lý tài sản cố định của văn phòng.

D. Lập kế hoạch tài chính cho văn phòng.

7. Trong quản lý văn phòng, MBO (Management by Objectives) là gì?

A. Quản lý bằng mệnh lệnh.

B. Quản lý bằng mục tiêu.

C. Quản lý bằng tiền.

D. Quản lý bằng micro.

8. Trong quản lý văn phòng, KPI (Key Performance Indicator) được sử dụng để làm gì?

A. Tuyển dụng nhân viên mới.

B. Đo lường hiệu quả hoạt động của văn phòng.

C. Quản lý quan hệ khách hàng.

D. Lập kế hoạch marketing.

9. Theo Luật Lưu trữ năm 2011 của Việt Nam, tài liệu lưu trữ quốc gia có giá trị vĩnh viễn phải được bảo quản ở đâu?

A. Tại văn phòng của cơ quan, tổ chức tạo ra tài liệu.

B. Tại nhà riêng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

C. Tại Lưu trữ lịch sử hoặc Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

D. Tại thư viện công cộng.

10. Trong quản lý văn phòng, '5S' là viết tắt của các từ nào?

A. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.

B. Sản xuất, Sáng tạo, Sẻ chia, Sức khỏe, Sinh lợi.

C. Sáng suốt, Sáng tạo, Sức mạnh, Sắc sảo, Thành công.

D. Sản phẩm, Số lượng, Sổ sách, So sánh, Sửa chữa.

11. Khi cần hủy tài liệu hết giá trị, quy trình nào sau đây cần được tuân thủ?

A. Tự ý hủy mà không cần báo cáo.

B. Bán phế liệu để tăng thu nhập.

C. Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu và lập biên bản hủy.

D. Giao cho nhân viên mới hủy để làm quen với công việc.

12. Hệ thống nào sau đây giúp văn phòng quản lý và kiểm soát việc ra vào của nhân viên và khách?

A. Hệ thống quản lý kho.

B. Hệ thống chấm công.

C. Hệ thống kiểm soát ra vào.

D. Hệ thống quản lý tài liệu.

13. Công cụ nào sau đây giúp quản lý và theo dõi hiệu quả sử dụng văn phòng phẩm?

A. Phần mềm kế toán.

B. Phần mềm quản lý kho.

C. Phần mềm quản lý nhân sự.

D. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

14. Vai trò của người quản lý văn phòng trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn lao động là gì?

A. Không có vai trò gì, vì đây là trách nhiệm của bộ phận an toàn.

B. Đảm bảo nhân viên tự chịu trách nhiệm về an toàn của bản thân.

C. Phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy định an toàn.

D. Chỉ quan tâm đến việc đảm bảo năng suất làm việc của nhân viên.

15. Phương pháp nào sau đây giúp quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng?

A. Làm nhiều việc cùng một lúc để tiết kiệm thời gian.

B. Lập danh sách công việc ưu tiên và thực hiện theo thứ tự.

C. Không lập kế hoạch để linh hoạt ứng phó với công việc phát sinh.

D. Chỉ tập trung vào những công việc dễ dàng và nhanh chóng.

16. Kỹ năng nào sau đây cần thiết nhất cho một nhân viên lễ tân văn phòng?

A. Kỹ năng lập trình máy tính.

B. Kỹ năng giao tiếp và ứng xử chuyên nghiệp.

C. Kỹ năng thiết kế đồ họa.

D. Kỹ năng sửa chữa máy móc văn phòng.

17. Đâu là lợi ích chính của việc áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) trong văn phòng?

A. Giảm chi phí in ấn và lưu trữ.

B. Tăng cường sự phức tạp trong quản lý tài liệu.

C. Gây khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu.

D. Tăng nguy cơ mất mát tài liệu.

18. Đâu là một biện pháp phòng ngừa nguy cơ cháy nổ hiệu quả trong văn phòng?

A. Không kiểm tra hệ thống điện định kỳ.

B. Để vật liệu dễ cháy gần nguồn nhiệt.

C. Lắp đặt hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động.

D. Không huấn luyện về phòng cháy chữa cháy cho nhân viên.

19. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam về công tác văn thư, tài liệu nào sau đây KHÔNG cần phải được lập hồ sơ?

A. Văn bản quy phạm pháp luật.

B. Văn bản hành chính thông thường.

C. Bản nháp không có giá trị thực tiễn.

D. Văn bản đến.

20. Đâu KHÔNG phải là một yếu tố của môi trường làm việc 'xanh' trong văn phòng?

A. Sử dụng năng lượng tái tạo.

B. Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên.

C. Sử dụng nhiều đồ nhựa dùng một lần.

D. Tiết kiệm giấy và tái chế.

21. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, thời hạn bảo quản tài liệu hành chính thông thường là bao lâu?

A. Vĩnh viễn.

B. Dưới 5 năm.

C. Từ 5 đến 70 năm.

D. Do người đứng đầu cơ quan quyết định.

22. Điều gì KHÔNG phải là mục tiêu của việc quản lý rủi ro trong văn phòng?

A. Giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro.

B. Tối đa hóa lợi nhuận bằng mọi giá.

C. Đảm bảo an toàn cho nhân viên và tài sản.

D. Duy trì hoạt động liên tục của văn phòng.

23. Khi có khách hàng đến thăm văn phòng, nhân viên lễ tân nên làm gì đầu tiên?

A. Yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân.

B. Chào hỏi khách hàng một cách lịch sự và chuyên nghiệp.

C. Báo ngay cho bảo vệ để kiểm tra.

D. Để khách hàng tự tìm người cần gặp.

24. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất trong việc xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng?

A. Trang thiết bị văn phòng hiện đại nhất.

B. Mức lương thưởng cao nhất thị trường.

C. Văn hóa giao tiếp cởi mở và tôn trọng.

D. Diện tích văn phòng rộng lớn.

25. Đâu là lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 trong quản lý văn phòng?

A. Tăng chi phí hoạt động.

B. Giảm sự hài lòng của khách hàng.

C. Nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng dịch vụ.

D. Gây khó khăn cho việc đổi mới.

26. Khi xảy ra sự cố mất điện đột ngột tại văn phòng, hành động nào sau đây là quan trọng nhất?

A. Báo cáo ngay lập tức cho quản lý cấp trên.

B. Tự ý sửa chữa hệ thống điện.

C. Đảm bảo an toàn cho nhân viên và tài sản.

D. Tiếp tục làm việc bằng đèn pin.

27. Hình thức nào sau đây KHÔNG phải là một kênh giao tiếp nội bộ hiệu quả trong văn phòng?

A. Email.

B. Mạng xã hội cá nhân.

C. Họp giao ban định kỳ.

D. Bảng tin nội bộ.

28. Đâu là lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án trong văn phòng?

A. Tăng chi phí hoạt động.

B. Giảm khả năng phối hợp giữa các thành viên.

C. Cải thiện khả năng theo dõi tiến độ và quản lý nguồn lực.

D. Gây khó khăn cho việc giao tiếp.

29. Trong quản lý văn phòng, thuật ngữ 'outsourcing' có nghĩa là gì?

A. Thuê ngoài các dịch vụ từ bên ngoài.

B. Tự thực hiện tất cả các công việc.

C. Tăng cường kiểm soát nội bộ.

D. Giảm chi phí đầu tư vào công nghệ.

30. Chức năng nào sau đây KHÔNG thuộc chức năng cơ bản của quản trị văn phòng?

A. Hoạch định ngân sách cá nhân.

B. Tổ chức công việc hành chính.

C. Kiểm soát hoạt động văn phòng.

D. Điều hành và phối hợp công việc.