Đề 7 – Đề thi, câu hỏi trắc nghiệm online Quản trị văn phòng

1. Yếu tố nào sau đây không thuộc về quản lý rủi ro trong văn phòng?

A. Xác định các mối nguy tiềm ẩn (ví dụ: cháy nổ, mất điện).

B. Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.

C. Lập kế hoạch ứng phó và giảm thiểu thiệt hại.

D. Tổ chức các hoạt động team building.

2. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hợp đồng lao động phải được lập thành mấy bản?

A. Một bản.

B. Hai bản, người lao động giữ một bản, người sử dụng lao động giữ một bản.

C. Ba bản, mỗi bên giữ một bản và nộp cho cơ quan quản lý lao động một bản.

D. Tùy theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.

3. Khi xử lý khiếu nại của khách hàng, người quản lý văn phòng nên ưu tiên điều gì?

A. Bảo vệ quyền lợi của công ty bằng mọi giá.

B. Giải quyết nhanh chóng để tránh mất thời gian.

C. Lắng nghe, thấu hiểu, xin lỗi và đưa ra giải pháp thỏa đáng để làm hài lòng khách hàng.

D. Đổ lỗi cho bộ phận khác.

4. Khi nào nên xem xét việc thuê ngoài (outsourcing) dịch vụ văn phòng?

A. Khi công ty có đủ nguồn lực để tự thực hiện.

B. Khi dịch vụ đó không phải là hoạt động cốt lõi của công ty và việc thuê ngoài giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả.

C. Khi công ty muốn tăng số lượng nhân viên.

D. Khi công ty muốn kiểm soát mọi hoạt động.

5. Đâu là một trong những trách nhiệm của người quản lý văn phòng liên quan đến công tác lễ tân?

A. Quản lý tài sản cá nhân của nhân viên.

B. Đảm bảo khu vực lễ tân luôn gọn gàng, chuyên nghiệp và đón tiếp khách hàng chu đáo.

C. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán.

D. Soạn thảo hợp đồng lao động.

6. Khi lựa chọn địa điểm đặt văn phòng, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu?

A. Gần nhà của giám đốc.

B. Giá thuê rẻ nhất.

C. Vị trí thuận tiện giao thông, gần các đối tác và khách hàng, phù hợp với hình ảnh công ty.

D. Có nhiều quán ăn xung quanh.

7. Đâu là một trong những biện pháp phòng chống cháy nổ hiệu quả trong văn phòng?

A. Hút thuốc tùy ý.

B. Không kiểm tra hệ thống điện định kỳ.

C. Lắp đặt hệ thống báo cháy, bình chữa cháy và tổ chức diễn tập phòng cháy chữa cháy định kỳ.

D. Để vật liệu dễ cháy gần nguồn nhiệt.

8. Trong trường hợp xảy ra sự cố mất điện, người quản lý văn phòng cần làm gì đầu tiên?

A. Báo ngay cho giám đốc.

B. Kiểm tra hệ thống điện, liên hệ với bộ phận kỹ thuật hoặc nhà cung cấp điện.

C. Yêu cầu nhân viên nghỉ việc.

D. Tự sửa chữa hệ thống điện.

9. Trong quản trị văn phòng, '5S' là viết tắt của các từ nào?

A. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.

B. Sản xuất, Sáng tạo, Sẻ chia, Sức khỏe, Sinh lợi.

C. Sáng tạo, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.

D. Sàng lọc, Sáng tạo, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.

10. Trong công tác quản lý văn phòng, việc xây dựng quy trình làm việc chuẩn có vai trò gì?

A. Làm tăng sự phức tạp trong công việc.

B. Đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện công việc.

C. Hạn chế sự sáng tạo của nhân viên.

D. Tăng chi phí quản lý.

11. Khi cần tổ chức một sự kiện văn phòng (ví dụ: tiệc cuối năm), người quản lý văn phòng nên bắt đầu từ đâu?

A. Thuê địa điểm tổ chức.

B. Lên danh sách khách mời.

C. Xác định mục tiêu, ngân sách và chủ đề của sự kiện.

D. Đặt món ăn.

12. Điều gì cần xem xét khi thiết kế không gian làm việc văn phòng theo hướng 'văn phòng xanh'?

A. Sử dụng nhiều đồ nội thất đắt tiền.

B. Tối ưu hóa ánh sáng tự nhiên, sử dụng vật liệu thân thiện với môi trường và tiết kiệm năng lượng.

C. Sử dụng điều hòa nhiệt độ ở mức thấp nhất.

D. Trồng nhiều cây cảnh giả.

13. Điều gì cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm?

A. Giá rẻ nhất là ưu tiên hàng đầu.

B. Chỉ chọn các thương hiệu nổi tiếng.

C. Chất lượng sản phẩm, giá cả hợp lý, dịch vụ giao hàng nhanh chóng và uy tín.

D. Mua số lượng lớn để được chiết khấu cao.

14. Khi một nhân viên vi phạm nội quy văn phòng, người quản lý nên xử lý như thế nào?

A. Phớt lờ vi phạm.

B. Xử phạt thật nặng để răn đe.

C. Tìm hiểu nguyên nhân, nhắc nhở, đưa ra biện pháp khắc phục và xử lý kỷ luật theo quy định của công ty.

D. Công khai phê bình trước toàn văn phòng.

15. Vai trò của người quản lý văn phòng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp là gì?

A. Chỉ đạo các hoạt động kinh doanh.

B. Truyền đạt giá trị cốt lõi, tạo môi trường làm việc tích cực và gắn kết.

C. Quản lý tài chính của công ty.

D. Tuyển dụng nhân sự.

16. Đâu là một trong những lợi ích chính của việc áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS)?

A. Tăng chi phí lưu trữ.

B. Giảm không gian lưu trữ vật lý, tăng khả năng tìm kiếm và truy cập tài liệu nhanh chóng.

C. Giảm tính bảo mật của tài liệu.

D. Tăng nguy cơ mất tài liệu.

17. Trong quản trị văn phòng, 'KPI' là viết tắt của cụm từ nào?

A. Key Performance Indicator (Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc).

B. Knowledge Process Improvement (Cải thiện quy trình kiến thức).

C. Key Project Investment (Đầu tư dự án trọng điểm).

D. Keep Promoting Innovation (Tiếp tục thúc đẩy đổi mới).

18. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, thời giờ làm việc bình thường trong một ngày của người lao động là bao nhiêu?

A. 6 giờ.

B. 8 giờ.

C. 10 giờ.

D. 12 giờ.

19. Điều gì quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng?

A. Giao diện đẹp mắt và nhiều hiệu ứng.

B. Giá thành rẻ nhất thị trường.

C. Khả năng đáp ứng nhu cầu thực tế của văn phòng và dễ sử dụng.

D. Có nhiều tính năng phức tạp.

20. Đâu là biện pháp hiệu quả để đảm bảo an toàn thông tin trong văn phòng?

A. Sử dụng mật khẩu đơn giản và dễ nhớ.

B. Không chia sẻ thông tin với đồng nghiệp.

C. Thiết lập hệ thống tường lửa, phần mềm diệt virus và quy định về bảo mật thông tin.

D. Mở tất cả các email và tệp đính kèm.

21. Theo luật hiện hành của Việt Nam, thời gian lưu trữ tối thiểu của các chứng từ kế toán là bao lâu?

A. 2 năm

B. 5 năm

C. 10 năm

D. Vĩnh viễn

22. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp Việt Nam, con dấu của doanh nghiệp do ai quản lý?

A. Do bất kỳ nhân viên nào.

B. Do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền.

C. Do kế toán trưởng.

D. Do thủ quỹ.

23. Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, văn phòng đóng vai trò gì trong hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức?

A. Đảm bảo tính thẩm mỹ cho trụ sở.

B. Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp và cung cấp thông tin.

C. Quản lý chi phí hành chính.

D. Xây dựng mối quan hệ với đối tác.

24. Tại sao việc đo lường hiệu quả hoạt động của bộ phận văn phòng lại quan trọng?

A. Để tăng áp lực cho nhân viên.

B. Để so sánh với các bộ phận khác.

C. Để đánh giá và cải thiện quy trình làm việc, tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.

D. Để sa thải nhân viên không đạt yêu cầu.

25. Đâu là yếu tố quan trọng nhất để xây dựng môi trường làm việc văn phòng hiệu quả?

A. Trang thiết bị hiện đại.

B. Văn hóa doanh nghiệp tích cực.

C. Lương thưởng hấp dẫn.

D. Quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả.

26. Để cải thiện giao tiếp nội bộ trong văn phòng, phương pháp nào sau đây hiệu quả nhất?

A. Hạn chế trao đổi trực tiếp.

B. Sử dụng nhiều email.

C. Tổ chức các buổi họp định kỳ, sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến và khuyến khích phản hồi từ nhân viên.

D. Không sử dụng mạng xã hội.

27. Để nâng cao hiệu quả sử dụng điện trong văn phòng, biện pháp nào sau đây không phù hợp?

A. Sử dụng đèn LED tiết kiệm điện.

B. Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên.

C. Tắt các thiết bị điện khi không sử dụng.

D. Bật điều hòa 24/24.

28. Hệ quả của việc quản lý hồ sơ, tài liệu văn phòng không hiệu quả là gì?

A. Tăng cường tính bảo mật thông tin.

B. Tiết kiệm không gian lưu trữ.

C. Khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin, tăng thời gian xử lý công việc.

D. Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

29. Đâu là yếu tố quan trọng nhất để tổ chức một cuộc họp văn phòng hiệu quả?

A. Địa điểm họp sang trọng.

B. Thời gian họp kéo dài.

C. Xác định rõ mục tiêu, chuẩn bị nội dung kỹ lưỡng và điều hành cuộc họp theo đúng chương trình.

D. Thức ăn và đồ uống ngon.

30. Phương pháp nào giúp quản lý văn phòng kiểm soát tốt nhất chi phí in ấn?

A. Sử dụng giấy tái chế.

B. Thường xuyên thay đổi nhà cung cấp mực in.

C. Thiết lập hạn ngạch in ấn cho từng phòng ban và theo dõi việc sử dụng.

D. Mua máy in đời mới nhất.